「Googleドキュメントで無料オフィス環境を使いこなそう！」のシリーズも４回目。

今回は、現場で今すぐにGoogleドキュメントを取り入れたくなる「共有設定」のご説明をさせていただきます。

個人的にはこれを使えば、Googleドキュメントの活躍の場が一気に広がると考えています。

スタッフ間のデータ共有を簡単に！

例えばWordなどで作ったデータをスタッフ全員で共有する場合、

• スタッフ全員にメールで送る
• Skypeなどのメッセンジャーで送る

などが必要となります。

用途によってはWordなどのソフトでなければいけないこともありますが、「共有」という点にスポットを当ててみると３つのデメリットが発生しています。

３つのデメリット

【１】上書きすると、過去のデータが残らない
【２】修正・加筆が発生すると、再度スタッフ全員に送らなければならない
【３】修正データを何度も送っていると、受け取る側はどれが最新かわからなくなる

これらを解決してくれるのが、Googleドキュメントの「共有設定」です！

Googleドキュメントの「共有設定」のメリット

【１】上書きしても過去のデータが残り、さらにデータを戻すことができます
【２】一度共有したら、その後に修正・加筆があっても送りなおす必要がありません
【３】最後に、誰がいつ修正したのかわかります（※）
【４】データはWEB上で管理されますので、常にその最新の状態を見ることができます

※表示設定を「詳細」にする必要があります

多人数で同時に修正が可能！過去のデータに戻せる！

「AさんとBさんが同時に修正すると、データを上書きしてしまうのでは？」という心配は不要！

例えば、一つの「文書」を3人で同時に修正しようとします。すると、「●●さんと他1人が閲覧中」と出るので、自分以外に文書を開いている人がいることがわかります。

また、誰が・どの部分を修正しようとしているのか、自分以外の誰かの動きがわかり、タイムリーに修正が反映されていきます。

さらに！　ファイル　＞　変更履歴を表示　を選択すると今までの変更履歴をみることができ、更には過去のデータに戻すことも可能です！

これなら多人数で修正しても、常に全員の修正が反映された最新データを作ることができて、間違えた修正があればそれを戻すことも簡単ですね！

超カンタンに共有設定を行う方法

共有設定はとてもカンタン！

• 共有したいスタッフにGoogleアカウントを取得してもらう（過去記事：アカウント取得について）
• 共有したい相手のGoogleアカウントに使っているメールアドレスを教えてもらう

この2つさえクリアされていれば今すぐ共有設定が可能！

Googleドキュメントの一覧から設定する２STEP

【STEP１】共有設定を呼び出す

共有したいデータにマウスを移動すると「操作▼」がでるので、そちらをクリックします。　共有　＞　共有　をクリックすると、「共有設定」を呼び出すことができます。

※すでに共有している人がいればこちらにすべて表示されます。「共同編集者▼」横の「×」をクリックすると共有設定を取り消すことも可能です

【STEP２】相手の指定をする

「ユーザーを追加」に共有したい相手のGoogleアカウントのメールアドレスを入力する。

• 「共同編集者」はそのままで結構です
• 「個人的なメッセージ」はメール通知を送信する場合は入力しておくとベターです
• 「コピーを自分に送信する」は必要ありませんが、メッセージを残しておきたい場合はチェックしておきましょう
• 「アイテムの内容をメールに貼り付ける」は相手にデータのリンクが送られるため必要はありません（※）
• 「メール通知を送信する（推奨）」は相手にメールで通知されますのでチェックしておくとベターです

「共有」をクリックして完了です。これで、相手はデータを見ることも修正することもできます。

※チェックを入れると、メール内に「文書」の内容が記載されて届きます

【その他】公開設定について

共有設定は通常、追加した相手にだけ公開される「限定公開」ですが、設定を変更することで

• ウェブ上で一般公開（インターネット上の誰でも検索、アクセスできます。ログインは不要です）
• リンクを知っている全員（リンクを知っている全員がアクセスできます。ログインは不要です）
• 限定公開（明示的に権限を付与されたユーザーだけがアクセスできます。ログインが必要です）

の3つから選択が可能となります。

限定公開以外では、自分が知らない人も見ることができてしまうためオススメいたしません

Googleドキュメントのデータ詳細から設定する場合

【STEP１】共有設定を呼び出す

データを開いた状態で右上の「共有▼」をクリックすると、「共有設定」を呼び出すことができます。

以後の作業は「☆Googleドキュメントの一覧から設定する２STEP」と同じですので、そちらをご覧ください。

共有設定を使うと、誰かの修正が終わるのを待たずにどんどんと作業を進めることができますので、作業効率のアップにもなるのではないでしょうか？

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