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Googleドキュメント基礎編(1) – Wordのように文書を作成しよう!

2011/06/14 by shin

Googleドキュメント基礎編(1)の今回は、Wordをつかうように文章がつくれる「文書()」についてご説明します!

※Googleドキュメントでは、Wordのように使えるツールを「文書」と読んでいます。この記事内で「」をつけて 「文書」 とする場合は、ツール名を指します


以前、Googleドキュメントについて、

WEB上のアプリケーションのため、罫線を使った細かいレイアウトを制御することはあまり得意ではありませんが、普段のビジネスシーンで作っているような書類の作成ならば十分にご活用いただけます。以下のポイントでも上げている「WEB上の管理ができる点」や「簡単に共有できる点」を考えると、Googleドキュメントを使うことで受けられるメリットの方が大きいと感じています。
(参照:WordやExcelはもういらない?Googleドキュメントで書類データのクラウド管理

とお伝えしておりました。

 

 

Word(この記事内ではWord2010を想定)にはビジネスでつかえそうなテンプレート機能のSmartArtや、

WordのSmartArt

 

かざり文字をいれるワードアートなど、さまざまな機能があります。

Wordのワードアート

 

残念ながら「文書」にこれらはありませんので、「この機能が必要なんだ!」という場合にはWordなど各種ソフトをお使い頂く必要がありますが、、

一般的な文書作成であれば、これら機能はそこまで重要ではない場面も多いと思います。

 

Googleドキュメント「文書」の機能について

おそらく、みなさんがWordでよく使う機能は

  • 文字の色をかえる
  • 文字のサイズをかえる
  • 左右/中央の行揃え
  • 斜体にする
  • 太文字にする
  • 下線をつける

がほとんどだと思いますが、これらはもちろん「文書」にありますのでご安心ください!

「文書」の基本機能

 

★図形挿入

また、Wordには丸や四角・リボンといった図形が挿入できますが、「文書」でも図形挿入であれば可能で、Wordでよく見る図形がありますね!

【使い方】
挿入 > 図形描画 > 以下キャプチャのように選択ができます > 「保存して閉じる」で挿入完了です

Googleドキュメント「文書」の図形挿入

 

★画像挿入

もちろん、画像の挿入(2000px×2000pxまで)もできます!

【使い方】
をクリック > ファイルを選択やURL指定などさまざまな方法で挿入が可能!

Googleドキュメント「文書」の画像挿入

 

★表の挿入

たまに、表をつかったほうがわかりやすいことがありますが、「文書」ではこちらもバッチリ対応しています。

【使い方】
表 > 表を挿入 > 挿入したい表の行・列を選択
※初期は5×5の見た目ですが、それ以上を挿入したい場合はマウスを広げれば20×20まで選択可能

Googleドキュメント「文書」の表挿入

 

★行間の設定

文書の読みやすさに重要なのが、行間の設定。(これはWordでも設定可能です)

段落の前後にスペースをいれるものカンタン!表の下に文章を書くとき、スペースができて読みやすい文書がつくれますね!

Googleドキュメント「文書」の行間設定

 

ここまでご紹介した機能で、普段の文書作成はほとんど問題ないと思いますが、Googleドキュメントを使う最大の理由はやはり「どのPCでも見ることができる()」、「共有設定で文書受け渡しがラクラク」という点ですね!

※Googleのアカウントを覚えておく必要があります


★形式を変えてダウンロード

取引先にデータを渡さなければならないとき、相手がGoogleアカウントを持っていなければ共有設定ができません。また、セキュリティ上スタッフ以外に共有したくないこともあるかもしれません。

そんな時には「文書」をPDFやwordなど、形式を指定してダウンロードすることができますので問題解決ですね!
(形式指定のダウンロードでは、「文書」で見ている状態より数行ずれることがあります)

Googleドキュメント「文書」のファイル形式変更

 

★すでにWordで作ったデータを「文書」としてアップロードする

冒頭でも申し上げました通りWordにあって「文書」にはない機能も多数あるため、完全にWordの中身を同じになるわけではありませんが、色やサイズ、行揃えなどの基本機能はそのままにWordを「文書」としてアップロードができます!

【使い方】
アップロード > ファイル > お使いのパソコンからアップロードするデータを選択して「開く」をクリック > アップロード設定が開きますので、「ドキュメントや図形描画を対応する Google ドキュメントの形式に変換する」にチェックを入れてアップロードを開始!

文書のファイルアップロード説明

文書のアップロード設定

 

 

普段の文書作成にはほとんど問題がないGoogleドキュメントの「文書」。

共有設定についてはあらためてご説明しますが、まずはGoogleドキュメントの「文書」で書類のWEB管理を進められてはいかがでしょうか?